Zimbra-järjestelmällä on järkeistetty viestintää jo useissa suomalaisissa organisaatioissa

1.2.2010Matti Saastamoinen
Tapausesittelyt 0 kommenttia

Zimbra on avoin sähköposti- ja ryhmätyöratkaisu, joka on yhteensopiva eri käyttöjärjestelmien ja päätelaitteiden kanssa. Zimbra yhdistää tehokkaasti sähköpostin, jaetut kalenterit ja kontaktit innovatiivisella tavalla. Ratkaisulla on yli 50 miljoonaa käyttäjää, merkittävä osa tästä tulee julkiselta sektorilta. Erityisesti suomalaisten käyttäjien määrä on kovassa kasvussa.

Zimbra on avoimena, Ajax-pohjaisena järjestelmänä helpottanut monen kuntaorganisaation viestintäjärjestelmien ylläpitoa ja hallintaa. Kaikki organisaation viestiliikenteen kannalta olennaiset toiminnot on koottu samaan pakettiin: virusturva, roskapostin suodatus sekä reaaliaikainen sähköpostilaatikoiden varmistus ja palautus. Myös hakutoiminnot ovat nopeampia ja monipuolisempia kuin muissa sähköpostijärjestelmissä.

Nykyään yhä useammalle viranomaistaholle ja julkisille osakeyhtiöille on olennaista korkean tason compliance-vaatimus, joka Zimbrassa on myös huomioitu. Se täyttää esimerkiksi finanssialan vaativat auditoinnin ja käytön jäljitettävyyden vaatimukset (vrt. Sarbarnes Oxley -laki).

Hyviä kokemuksia

TDC Oy:ssä päädyttiin ottamaan Zimbra yritysasiakkaille tarkoitettuun sähköpostikäyttöön tarjolla olevien järjestelmien huolellisen vertailun tuloksena. Aiempi järjestelmä oli TDC:n itsensä kehittämä ja perustui opensource-tuotteisiin. ”Inhouse-järjestelmän eri osien ylläpito on hyvin vaativaa ja aikaa vievää. Zimbrassa saimme kaikki olennaiset osat valmiina kokonaispakettina”, kertoo kokemuksista vanhempi järjestelmäasiantuntija Toni Määttä.

Ohjelmistojen kilpailutuksessa TDC:llä oli Määtän mukaan merkittävä arvo myös erittäin toimiva web-käyttöliittymä, jossa käytettävyyteen ja ulkoasuun on panostettu selvästi vertailukohteita enemmän.

Hyvä ja toimiva käyttötuki sekä järjestelmän edullisuus olivat myös keskeisiä hankintapäätökseen vaikuttava seikkoja skaalautuvuuden ja helpon ylläpidon ohessa.

Kuntaorganisaatioissa säästöjä ja selkeyttä 

Suomessa kuntasektorille erikoistuneena Zimbra-jälleenmyyjänä toimi Netorek Oy, joka tuntee kentän tarpeet hyvin. Netorekin järjestelmäarkkitehdin Jonni Paloposken mukaan monessa kunnassa on tarve saada varteenotettava kilpaileva järjestelmä perinteisille sähköpostijärjestelmille, kuten Lotus Notesille ja Microsoftin Exhangelle. Olennaista on tuettu, luotettava ohjelmisto, jota voidaan räätälöidä organisaation tarpeisiin. Edullisen kokonaishinnan lisäksi tarjouskilpailutuksissa kannattaa huomioida myös ohjelmistotuotteen pitkä elinkaari ja käyttötuen laatu. ”Suoralla puhelintuella ja erityistilanteissa erittäin nopeilla vasteajoilla on merkittävä arvo”, kertoo Paloposki.

Kuntaorganisaatioissa yleinen ongelma on se, että päällekkäisiä järjestelmiä on useita. Tällöin kaupallisten ohjelmistojen lisenssimaksut ovat iso vuosittainen menoerä, johon kaikilla kunnilla ei tulevaisuudessa tule olemaan varaa. ”Kokonaisedullisuuden kannalta keskeinen tekijä onkin valittavan ohjelmiston jatkokustannusten mahdollisimman tarkka arviointi. On tärkeää tietää, mitkä ovat järjestelmän kulut seuraavien vuosien aikana”, Paloposki toteaa.

Useita eri palvelinkoneita vaativat suljetut järjestelmät lisäävät aina ylläpidon kustannuksia. Kustannussäästöjen syntyminen keskittämisen seurauksena on monelle painava argumentti, joka  Paloposken mukaan näkyy ja kuuluu Zimbraa käyttävien asiakkaiden kommenteissa. Käytännön hyötynä on myös organisaation sisäisen työn ja palvelun järkiperäistäminen.


Sähköpostia on voitava käyttää myös mobiilisti 

Sähköposti- ja ryhmätyöohjelmistojen ongelmana useimmissa organisaatioissa on, että järjestelmiä voi käyttää vain rajatusta määrästä erilaisia päätelaitteita. Monesti esimerkiksi sähköpostin ja yhteiskalenterin mobiilikäyttö ei ole mahdollista, tai vastaavasti organisaation tietyt ohjelmistot eivät ole suoraan Mac-yhteensopivia. Tässä mielessä avoimet järjestelmät ovat poikkeuksellisia: niiden liitännät ovat joustavia ja standardoituja.

Hinnoitteluperusteena postilaatikkojen määrä 

Monet järjestelmät on kohdennettu joko selkeästi suurille tai pienille organisaatioille. Zimbran kohdalla kustannustehokkuutta tuo postilaatikkojen määrään perustuva hinnoittelu. Se soveltuu siksi monen kokoiselle organisaatiolle. Pienimmät käyttäjämäärät esim. pk-yrityksissä ovat alle 25 käyttäjää ja suurimmat asiakkuudet sisältävät useita miljoonia käyttäjiä.

Suomenkielinen tuki 

Globaalin talouden aikana monelle käyttäjälle merkittävä asia ohjelmistopäätöksien kannalta on suomalaisen, suomenkielisen käyttötuen saanti silloin, kun ongelmatilanne yllättää. ”Asiat selviävät nopeammin ja vähemmällä vaivalla kun kieli on yhteinen, apu tulee läheltä ja järjestelmän asiantuntija voi poiketa nopeasti paikanpäällä hoitamassa tilanteen kuntoon”, toteaa Nordicmindin teknologiajohtaja Esko Wessman.

Zimbran maahantuojana Suomessa toimii Nordicmind Oy, joka on myös Red Hatin virallinen jakelija Suomessa.
www.nordicmind.fi
Puh. 020 7598 111

Teksti: Ulla Lukkari

Kommentit on suljettu.

Tilaa uutiskirjeemme

Olen tutustunut rekisteriselosteeseen ja hyväksyn ehdot.*

Seuraa meitä