Kuntien toiminnan mittaaminen ei ole helppoa. Päätöksenteon kannalta olisi kuitenkin tärkeätä ymmärtää onko vallitseva toimintamalli oikea ja käytetäänkö kuntalaisten varoja parhaalla mahdollisella tavalla. Toiminnan tehokkuutta kuvaavien mittareiden määrittäminen ja hyödyntäminen on siis erittäin tärkeätä, mutta haastavaa. Jotta toiminnan mittaaminen olisi mahdollista, tarvitaan avoimia käytäntöjä.
Miten toiminnan mittaaminen ja seuranta tulisi toteuttaa? Oikotietä onneen ei ole ja oleellisten mittareiden määrittäminen ei ole mahdollista suoralta kädeltä. Jotta se olisi mahdollista ja mittarit voitaisiin määrittää oikein, tarvitaan kokeiluja, oppimista ja ymmärrystä organisaation eri tasoilla ja alueilla. Tärkeintä on saada selkeä kokonaiskuva ja ymmärrys toiminnasta ja tavoitteista. Datan tehokas hyödyntäminen auttaa tässä. Erityisen tärkeätä on myös murtaa siilot jotta, oppiminen olisi mahdollista.
Karkkilan kaupunki on aloittanut tämän työn ja siilojen murskaamisen muun muassa avoimen talouden seurannan avulla. Tämä on hyvä lähtökohta tehokkaalle päätöksenteolle ja tulevalle toiminnan mittaamiselle. Käytännössä Karkkilan kaupunki on avannut tositteita, talousarviota, ennusteita, investointeja, lainakantaa ja muita tilastoja koskevat tiedot yhteen paikkaan. Mukana on myös ennusteita koskevat lautakuntatasoiset kommentit, joiden avulla käyttötalouden ja investointien kehitystä voidaan seurata. Jos budjetti paukkuu tai alittuu, on syy selkeästi esillä.
Kyse on tiedosta, joka perinteisesti on suljettua (talousjohtajan työpöytä tai nippu raportteja). Tässä tapauksessa tiedot on avattu kaikkien virkamiesten, poliittisten päättäjien ja kaupunkilaisten nähtäville selkeässä visuaalisessa muodossa. Tiedot päivittyvät kevyesti kausittain taloushallinnon puolelta, kun tosite ja ennustetiedot ovat valmiina.
Tämä on ensimmäinen ja tärkeä askel kohti parempaa. Kyse ei ole ”IT:stä”, vaan uudesta tavasta ajatella, toimia ja johtaa. Suljetusta maailmasta siirtyminen avoimeen mahdollistaa kokonaisvaltaisen tarkastelun. Tietojen rinnalle voidaan myös liittää esimerkiksi kaupungin strategiset tavoitteet ja luoda näkymä niiden toteutumiselle. Se mahdollistaa näkymän tavoitteiden seurannalle niin pitkällä ja lyhyellä tähtäimellä, ja sitä kautta myös oikeiden mittareiden asettamisen ja seurannan. Avoimella mallilla on myös ohjaava vaikutus tavoitteiden asettamiselle ja tehokkaalle toiminnalle.
Karkkilan kaupungin kohdalla mittareiden luominen ja oikeiden tavoitteiden asettaminen ei ole enää yhtä haastavaa. Edellytykset kaupungin toiminnan kehitykselle ja hyville päätöksille ovat paremmat, kun merkittävä askel avoimiin käytäntöihin on otettu. Lopputuotteena ei tule olemaan mittari, vaan paremmat päätökset ja hyvinvointi.
Teksti: Mikko Malmgren, Malmcon Oy
Karkkilan esimerkkiin voi tutustua alla olevan linkin kautta.
http://www.karkkila.fi/taloudenseuranta.asp