Case 1/07 - Walki Medical

Pupesoft sopii terveydenhuollon tukkurille

Pupesoft sopii terveydenhuollon tukkurille

Kilocode toteutti Walki Medicalille Pupesoft-ratkaisun, joka toimii aluksi taloushallinnon sovelluksena ja myöhemmin toiminnanohjausjärjestelmänä.

Edullinen, räätälöitävä ja integroitava ratkaisu taloushallintoon

Valkeakoskelainen Walki Medical Oy myy ja markkinoi sairaalatarvikkeita ja terveydenhuollon laboratoriotuotteita. Ryhtyessään hankkimaan taloushallinnon ratkaisua Walki Medicalilla oli jo käytössään kauppapaikka. Kaksinkertaiseen tuotetietokannan ylläpitoon ei haluttu ryhtyä, joten kauppaikka-integraatio tuli vaatimukseksi taloushallintoratkaisulle.

Walki Medical valitsi avoimen Pupesoft-ohjelmiston. Pupesoft on GPL-lisensoitu toiminnanohjausjärjestelmä, joka alun perin on kehitetty teknistä tukkukauppaa harjoittavan Arwidson-konsernin tarpeisiin.

Ratkaisu toteutettiin siten, että tietojen päivittäminen tapahtuu Pupesoftin kautta ja kauppapaikka päivittyy joka yö eräajona. Sähköinen kauppapaikka – nimeltään WalMiina – on toteutettu niin ikään GPL-lisensoidulla osCommerce-ohjelmistolla.

– Jos yrityksen perustamisvaiheessa emme olisi löytäneet Pupesoftia, tai jotain muuta edullista open source -ratkaisua, olisi ollut todella hankalaa. Tutkimme esimerkiksi Passelia, mutta kauppapaikka-integraatio ei olisi onnistunut sen kanssa. Avoimen ohjelmiston kehittämismahdollisuus jatkossa oli myös tärkeä tekijä valinnassa, Walki Medicalin toimitusjohtaja Tuula Virtanen kertoo.

Aiemmassa työpaikassaan Tuula oli tottunut käyttämään hyvää – mutta erittäin kallista – ratkaisua. Niinpä hän tiesi mitä vaatia oman firman taloushallinto-ohjelmistolta. Myös brändi-näkökulma vaikutti päätöksessä. Walki Medical halusi, että sen lähettämät lähetyslistat ja laskut ovat alusta alkaen tyylikkäitä ja yhtiön visuaalisen ilmeen mukaisia.

Pupesoft täytti Walki Medicalin vaatimukset ja ratkaisun toteuttajaksi löytyi entuudestaan luotettava kumppani. Kilocode Oy on vaasalainen yritys, jonka päätoimintaa ovat sähköisten kauppapaikkojen rakentaminen ja sähköinen taloushallinto. Kilocode on tehnyt myös Walki Medicalin WalMiina-kauppapaikan.

Kilocode ja Walki Medical ovat kehittäneet Pupesoftia Walki Medicalin tarpeisiin sopivaksi puolentoista vuoden ajan. Ratkaisu on saatu mieleiseksi, se on nopea ja helppokäyttöinen.

Kilocoden toimitusjohtaja Tapio Mesikämmen antaa kiitosta Pupesoft-yhteisölle ja sen pääkehittäjälle Jarmo Rosenqvistille. – Pupesoft-tiimi on auttanut meitä todella paljon, avoimuuden periaatteiden mukaisesti.

Tuula Virtasen mukaan sama avoin ja avulias henki vallitsee myös Walki Medicalin ja Kilocoden välillä.

– Yhteistyö toimii hyvin, mitä vain voi kysyä – melkein milloin vain – ja ongelmiin ja kehitystarpeisiin pyritään löytämään ratkaisut.

Esimerkki kehitystarpeesta, joka ilmeni Walki Medicalin kanssa, oli hintojen esitystarkkuus. Pupesoftin tarkkuus oli tehty vain kahdelle desimaalille, mutta Walki Medical tarvitsee jopa viiden desimaalin tarkkuutta.

Tilitoimisto mukana kehitystyössä

Toimivasta Pupesoft-osCommerce -ratkaisusta huolimatta Walki Medical ei ole päässyt kokonaan eroon Excel-taulukoistakaan. Osa asiakkaista käyttää taulukkolaskentaohjelmaa ja tarjouksia joudutaan tekemään asiakkaiden Excel-pohjille. Onneksi data saadaan siirrettyä automaattisesti Exceleistä Pupesoftiin.

– Hillittömästä taulukkosumasta on kuitenkin päästy eroon. Excelitön aika häämöttää jo, Tuula Virtanen ennustaa.

Koko Walki Medicalin kirjanpitoaineisto on nyt sähköisessä muodossa. Osto- ja myyntilaskujen käsittely toimii sujuvasti ja tilitoimisto lukee omalta koneeltaan suoraan mitä reskontraan on viety. Ostolaskuissa on määritelty tarkastaja ja hyväksyjä ja lisäksi laskut tarkastaa vielä tilitoimisto.

– Ostolaskujen osalta reilusti yli 85 % on oikein. Joskus tilitoimisto joutuu tekemään tarkennuksia ja korjaamaan tilinumeroja tai arvonlisäveroja. Alv-korjailuja joudutaan tekemään, koska alv:t vaihtelevat EU:n ulkopuolisessa tuonnissa, Tuula Virtanen kertoo.

Taloushallinnon kehittämisessä Tuula Virtanen korostaa yhteistyön merkitystä tilitoimiston kanssa. Walki Medicalin tilitoimisto ideoi ja osallistuu kehitystyöhön.

Jatkuvaa kehittämistä – hallitusti

Walki Medical kehittää liiketoimintansa sähköisiä ratkaisuja vaiheittain. Ensimmäisessä vaiheessa toteutettiin WalMiina-kauppapaikka. Seuraavaksi siirrettiin sähköiseen maailmaan laskutus, myynti- ja ostoreskontra sekä asiakas- ja tuoterekisteri. Näillä osCommerce- ja Pupesoft-ratkaisuilla saatiin kuntoon verkkomyynti ja taloushallinnon perustoiminnot.

Kolmannessa vaiheessa kehitettiin osto- ja myyntiprosessien hallintaa. Ostotoimintojen kautta voidaan nyt seurata paitsi varaston reaaliaikaista arvoa, myös tuotekohtaista katetta ja kannattavuutta. Hintakontrolli ja laskujen tarkistus kuuluvat myös osto- ja myyntiprosessiin.

Pankkitoimintojen mukaan ottaminen on ollut Walki Medicalin viimeisin vaihe sähköisten toimintojensa kehittämisessä. Nyt pankista haetaan eräsiirtona viitesuoritukset ja tiliotteet. Kotimaan maksuaineisto voidaan lähettää suoraan pankkiin. Verkkolaskutus toteutetaan Itellan kautta.

– Tulevaisuudessa pystytään hakemaan kustannussäästöjä logistiikan kautta. Walki Medicalin taloushallinto on kunnossa, jatkossa voidaan kehittää toiminnanohjausta. Pupesoft antaa hyvät mahdollisuudet tähän, sanoo Tapio Mesikämmen.

Tuula Virtanen arvostaa avoimen ratkaisun kehittämismahdollisuuksia tulevaisuudessa. Hän haluaa kuitenkin edetä vaiheittain ja Walki Medicalin tarpeiden mukaisesti. Tähän saakka työ on mennyt hyvin.

– Meillä on kaikki energia mennyt yrityksen perustamiseen ja liiketoiminnan vauhtiin saamiseen. Tämän Pupesoft-projektin kanssa päästiin vähällä. Missään vaiheessa en kokenut paineita tästä projektista, Tuula kertoo.

Terveydenhuollon tukkukauppa on viime vuosien aikana muuttunut. Uusia lakeja ja kriteerejä tulee lisää, viimeisimpänä merkittävänä uudistuksena voimaan tuli EU:n uusi hankintalaki.

– Toiminnassa keskeistä on tarjousprosessi. Teemme tarjouksia ja sairaalat ja kunnat vertailevat niitä. Tarjouspyynnöissä voi olla kymmensivuisia tarjousehtoja. Jos tarjoaja ei täytä kaikkia ehtoja, tarjous hylätään, Tuula Virtanen kertoo.

Lisää haastetta myyntiprosessin hallintaan – ja siihen liittyville tietojärjestelmille – tuo se, että vain hyvin harva asiakas ostaa listahinnoilla. Alalla vallitsee asiakaskohtainen hinnoittelu. Walki Medicalillakin on käytössä useita sopimuspohjia, joita sovelletaan tilanteen ja asiakassuhteen mukaan.

Suomessa on 21 sairaanhoitopiiriä. Nämä puolestaan ovat muodostaneet ostorenkaita. Ostorenkaassa voi olla mukana myös vanhainkoteja ja terveyskeskuksia. Tilanne elää jatkuvasti ja ostorenkaiden kokoonpanot vaihtelevat. Kehitys näyttää kulkevan kohti yhä isompia hankintayksiköitä, vaikka myös päinvastaista liikehdintää esiintyy, kun jotkut ostajat laskevat saavansa kokonaisuutena halvemmalla ostamalla kalliimmilla hinnoilla, mutta ilman välikäsiä.

– Ala kehittyy ja vaatimukset kasvavat. Tarvitsemme tietoteknisiä ratkaisuja, joita voidaan räätälöidä ja kehittää kasvavien tarpeiden tahdissa. Open source mahdollistaa tämän – ja vieläpä edullisesti, Tuula Virtanen sanoo.

Aina walmiina kaupantekoon

Walki Medicalin sähköisessä kauppapaikassa, nimeltään WalMiina, on yli 1000 tuotetta. Suurin osa on massatuotteita, jolloin hinnalla ja hinta-laatu –suhteella on suuri vaikutus ostopäätöksissä. Asiakkaat shoppailevat ja tarkkailevat hintoja WalMiinan avulla. Asiakkaita Walki Medicalilla on tällä hetkellä reilut 300.

Kilocoden toteuttama osCommerce-kauppapaikka oli Tuulan uran neljäs kauppapaikkaprojekti ja näistä selvästi nopein.

– Homma valmistui kuukaudessa, mutta kyllä töitäkin tehtiin yötä päivää. Suurin työ oli tuotetietokannan sisällössä – tekninen alusta ja grafiikka saatiin kuntoon nopeasti. Tuula kertoo.

Linux synnytti Kilocoden

Kilocoden toimitusjohtaja Tapio Mesikämmen sai ratkaisevan open source –herätyksen reilut kaksi vuotta sitten. Hän osallistui COSSin järjestämään seminaariin, jossa Jarmo Rosenqvist esitteli Pupesoftia. Tuolloin Kilocode oli jo toteuttanut useita www-kauppapaikkoja avoimella osCommerce –ohjelmistolla ja Tapio oli arvioinut avoimeen lähdekoodiin liittyviä liiketoimintamalleja. Seminaari osui sopivaan ajankohtaan vahvistaen käsityksiä open source –toimintamallin mahdollisuuksista.

Kilocode on paketoinut open source –osaamisensa kahdeksi päätuotteeksi: KC-Shop verkkokaupparatkaisuksi ja KC-Taloushallinto -järjestelmäksi. Ratkaisut voidaan helposti integroida toisiinsa ja muihin järjestelmiin, jotka noudattavat avoimia standardeja rajapintoja.

KC-Taloushallinto perustuu Pupesoftiin ja KC-Shop –ratkaisuissa käytetään osCommercea, johon Kilocode on itse kehitellyt useita lisätoiminnallisuuksia. Kilocode toteuttaa kaikki asiakasratkaisunsa avoimen lähdekoodin ohjelmistoilla käyttäen LAMP-kehitysalustaa (Linux, Apache, MySQL, PHP/Perl).

– Kilocodea ei olisi olemassa ilman Linuxia. Poikani ja tekninen asiantuntijamme olivat aiemmin töissä isossa yrityksessä, jossa tehtiin kauppapaikkoja isolla rahalla. Jossain vaiheessa he tutustuivat osCommerceen ja ryhdyimme tekemään kauppapaikkoja aluksi vanhan yritykseni aputoiminimen kautta. Tästä sivutoiminnasta kasvoi sitten pääbisnes, Tapio kertoo.