Jokilaaksojen koulutuskuntayhtymä JEDU on Pohjois-Suomen toiseksi suurin ammatillisen peruskoulutuksen järjestäjä, jolla on merkittävä rooli ammatillisen koulutuksen toimijana sekä aluekehittäjänä. JEDUun kuuluu seitsemän ammattiopistoa ja vuosittain koulutuskuntayhtymän oppilaitoksissa opiskelee yli 4 000 opiskelijaa.
Perinteiset intranet-sivustot ovat olleet yksisuuntaisia tiedotuskanavia yritykseltä henkilöstölle, mutta jatkossa järjestelmien rooli on muuttumassa radikaalisti. Nykyään tavoitteena on rakentaa henkilöstön tuottavuuteen tähtäävä kokonaisratkaisu, johon tuodaan usein mm. sähköinen työpöytä, tiimityötilat, dokumentinhallinta sekä erilaiset muut kollaboraatioratkaisut. Tähän tarpeeseen on kehitetty Proactum Virtual Office™ -ratkaisu, joka tarjoaa kaikki nämä yhdessä avoimen lähdekoodin päälle rakennetussa paketissa.
Jokilaaksojen koulutuskuntayhtymä (JEDU) otti kesällä 2012 Proactum Virtual Office™ -ratkaisun käyttöön luodakseen henkilöstölle modernin ja responsiivisen palvelun, johon on tuotu olennaiset työyhteisön tarvitsemat palvelut yhteen paikkaan.
Sähköinen työpöytä
Sivuston kautta Jedun henkilöstölle tarjotaan yhdessä palvelussa kootusti erilaiset sovellukset kuten oma sähköposti, oma työtila, tiedotteet sekä yhteys erilaisiin sovelluksiin kuten Doodle, Moodle, Wilma jne. Kokonaisuus toimii web-selaimella eikä vaadi mitään asennuksia käyttäjän työasemaan. Käyttö on mahdollista organisaation sisäverkosta sekä etäyhteydellä. Ohjelmisto tukee myös modernien liikkuvien päätelaitteiden kuten tablettien käyttöä.
Sähköinen työpöytä
Dokumentinhallinta
Ratkaisuun on yhdistetty täysiverinen dokumentinhallintaratkaisu, mikä mahdollistaa dokumenttien helpon organisoinnin ja hallinnan käyttäjäryhmäkohtaisesti. Ratkaisun avulla Jedun henkilöstö voi jatkossa luoda ja ylläpitää dokumentteja keskitetyssä dokumentinhallintaratkaisussa sen sijaan, että dokumentit olisivat perinteisesti tiedostopalvelimella. Tämä mahdollistaa monipuoliset hakutoiminnallisuudet, dokumenttien versiohistorian ja muutostietojen selaamisen, metadatan liittämisen dokumentteihin sekä luotettavan dokumenttien elinkaaren hallinnan.
Tiimityötilat
Ratkaisu pitää sisällään eri käyttäjäryhmille omat virtuaaliset tiimityötilat, joita tiimit käyttävät yhteisenä työpöytänään. Työtilasivustossa voi olla tietovarasto, yhteistyössä muokattavia dokumentteja, tehtäviä, yhteystietoja, tapahtumia ja muita työryhmille olennaisia tietoja. Työtilasivustoja voidaan luoda helposti tarpeen mukaan myös lyhytaikaiseen tai tilapäiseen käyttöön: projekteille, kokouksille, suunnittelupäiville, koulutustilaisuuksille jne.
Kollaboraatio
Jedun palvelu sisältää erilaisia välineitä sisäiseen kommunikointiin. Ratkaisusta löytyy muun muassa selainpohjainen videoneuvottelujärjestelmä, jolla voi joko luoda väliaikaisia neuvotteluhuoneita tai liittyä johonkin olemassa olevista pysyvistä videoneuvotteluhuoneista. Ratkaisussa on mukana myös keskustelufoorumit ja instant message- palvelu, joissa tiimit voivat kommunikoida keskenään reaaliaikaisesti.
Työn tuottavuus uudelle tasolle
Ratkaisun avulla Jedu pystyi tehostamaan työntekijöiden päivittäistä työtä ja mahdollistamaan virtuaalisen työskentelyn aikaan ja paikkaan katsomatta. Ratkaisu on helpottanut tiimien yhteistyötä kommunikoinnin ja tiedonsiirron parantumisen myötä sekä tuonut yhtenäiset toimintamallit eri yksiköiden ja eri opistojen käyttöön.
Lisää tietoa ratkaisusta sekä ladattava ratkaisukuvaus löytyy Proactumin kotisivuilta www.proactum.fi.