Etelä-Karjala, Pohjois-Karjala, Pohjois-Karjalan Tietotekniikkakeskus, Lappeenrannan kaupunki ja Oulun kaupunki ovat kehittäneet tiiviissä yhteistyössä sähköisen asioinnin palvelujaan. Lähtökohtana on ollut halu tarjota kuntalaisille laadukkaita palveluja ajasta ja paikasta riippumatta. Sähköisen asioinnin edut ovat olleet kunnissa tiedossa, mutta avoimuus kehityskohteista ja työn tulosten jakaminen kehittäjien kesken ovat nostaneet hyödyt uudelle tasolle.
Yhteistyö sai alkunsa Oulun kaupungin tarpeesta kehittää sähköisen asioinnin palvelukanava, jonka avulla voidaan parantaa ja tehostaa kunnan palveluja. Palvelukanava laajeni asiakaspalvelukonseptiksi, joka sai Pohjois-Karjalan ja Etelä-Karjalan kiinnostumaan ja lähtemään mukaan kehitystyöhön. Kokonaisuuden valmistuttua kiinnostus kasvoi muissakin kunnissa.
Yhteistyössä parempia palveluja
Arcusys on toteuttanut tähän mennessä kuntien kanssa yhteistyössä yli 50 sähköistä asiointipalvelua. Asiointi on suunniteltu joustavaksi kuntalaiselle että kuntien henkilöstölle. Kuntayhteistyö on tuonut merkittäviä säästöjä ja helpottanut hankintojen tekemistä, kun tulokset on vapaasti käytettävissä kuntien kesken. Tukijana ja rahoittajana on ollut KuntaIT, joka on kannustanut tulosten avoimeen jakamiseen.
Viime kädessä palvelujen kehittämisen hyödyt kokee kuntalainen. Erityisesti maakunnissa, kun välimatkat on pitkät eikä kaikki palvelut ole helposti saatavilla, korostuvat sähköisten palvelujen edut. Kehitystyön onnistumisesta kertoo myös käyttäjäkokemukset, joissa palvelut on koettu helppokäyttöisiksi, turvallisiksi ja miellyttäviksi seuranta ominaisuuksien ansiosta.
Avoimet teknologiaratkaisut
Teknologiaksi on valittu avoimen lähdekoodin Liferay-portaalialusta, joka on Suomessa laajasti käytetty. Sähköisen asioinnin alustana käytetään markkinajohtaja Intaliota, joka on käytössä useissa suurissa kaupungeissa.
Valituilla teknologioilla pystytään tekemään tehokkaasti sähköisiä asiointipalveluja, sillä ne sisältävät kaikki asiointipalvelujen kehittämisen tarvittavat peruskomponentit. Tämän lisäksi on yhteistyössä kehitetty sovelluksia ja lisäkomponetteja, mitkä ovat helposti integroitavissa ja vapaasti kaikkien käytettävissä. Käytetyimpiä ovat väestötietojärjestelmiin pohjautuvat, maksamiseen, viestintään ja ajanvarauskokonaisuuksiin kehitetyt komponentit.
Lähtökohtana on, että järjestelmiä ei lukita vaan niiden integroinnit ovat mahdollisia. Sovelluksia on käytetty esimerkiksi Valtiovarain ministeriön Kohti Kumppanuutta -hankkeen pohjalla.
Erityisesti kohderyhmän lapsiperheet ja nuoret aikuiset
Viimeisimpänä on kehitty päivähoidon palveluratkaisu, jonka tarkoituksena on tukea palvelusetelin avulla yksityisten päiväkotien, perhepäivähoidon ja kerhotoiminnan kustannuksia. Palvelun avulla voi lähettää tarvittavat hakemukset, seurata niiden käsittelyä ja hallinnoida palveluseteleitä.
Palvelu on otettu käyttöön jo useissa kunnissa hieman eri palvelukonsepteilla, mutta samalla teknologialla. Valtakunnallisesti tälläiset palvelut ovat laajenemassa.
Kehitetty päivähoidon palveluratkaisu on ainoa markkinoilla oleva avoin ratkaisu, mitä kunnat voivat ottaa käyttöön ilman lisensimaksuja. Muita laajalti käytettyjä palveluita ovat erilaiset sähköiset hakemukset kuten toimeentulohakemukset, elintarvikehakemukset, rakennuslupiin liittyvät hakemukset ja ilmoitukset, esiopetus ja kouluun imoittautuminen.